Constitution

Société canadienne d’indexation / Indexing Society of Canada

Constitution

2 juin 2017

Article 1 : Introduction

  1. Les noms de la Société sont la Société canadienne d’indexation et Indexing Society of Canada (également appelée SCI/ISC ou ISC/SCI). Un des deux noms à lui seul ou les deux noms juxtaposés constituent un rendu acceptable du nom. Dans la présente, la SCI/ISC sera désignée comme « la Société ».
  2. La Société désire que ses langues de travail soient le français et l’anglais. Les membres peuvent communiquer entre eux dans la langue de leur choix.

Article 2 : Définitions

  1. Dans ce document, les définitions suivantes s’appliquent :

Banque canadienne : banque, société de fiducie, coopérative de crédit ou toute autre entreprise ou corporation menant des transactions bancaires au Canada.

Bureau de direction : le corps de membres élus et nommés qui régissent la Société

Trouvez un indexeur : liste publique des indexeurs de la Société affichée sur le site de la SCI/ISC, les indexeurs étant classés par sujets, compétences, nature des documents traités et noms.

Administrateur : un membre de la société élu ou nommé au bureau de direction

Scrutin majoritaire : 50 % (+1) des voix des membres présents à une réunion ou ayant voté par procuration

La Société : Société canadienne d’indexation/Indexing Society of Canada ou SCI/ISC

Article 3 : Mission et objectifs

  1. La mission de la Société est de progresser continuellement vers la réalisation de sa vision.
  2. Notre mission est d’encourager la production d’index, de promouvoir l’emploi des indexeurs, de mettre à la disposition de tous de l’information sur les techniques et meilleures pratiques en indexation, d’encourager le développement professionnel continu des indexeurs et de faciliter la communication entre les indexeurs.

Article 4 : Adhésion

  1. Toute personne, institution, société ou entreprise de services intéressée à promouvoir les objectifs de la société peut en devenir membre.
  2. La cotisation annuelle à la Société est établie par le bureau de direction, sous réserve de l’approbation d’un scrutin majoritaire des membres de la Société présente à l’assemblée annuelle. La cotisation annuelle doit être payée le premier janvier ou le premier juillet.
  3. Le paiement de la cotisation annuelle accorde aux membres le droit de voter sur toutes les questions soumises à la Société, d’occuper un poste au sein de la Société, de recevoir le bulletin de la Société et de bénéficier de tous les autres avantages offerts par la Société.
  4. La cotisation annuelle comprend l’abonnement à la revue The Indexer.
  5. Des frais sont exigibles pour l’inscription d’un membre à la page « Trouvez un indexeur » du site web. Le montant de ces frais est déterminé par le bureau de direction. Seuls les membres ayant payé leur cotisation annuelle et ces frais en entier pourront soumettre leur inscription au registre de la page « Trouvez un indexeur » du site web.

Article 5 : Réunions

  1. La date et le lieu de l’assemblée générale annuelle sont fixés par le bureau de direction. Le bureau de direction avisera chaque membre de la date et du lieu de l’assemblée au moins trente (30) jours avant la date prévue pour la réunion.
  2. Le quorum fixé pour l’assemblée générale annuelle est de 12 membres au minimum et ce nombre doit correspondre au moins au double du nombre d’administrateurs présents + 1. Si ce quorum est atteint en début de réunion, mais qu’il tombe en dessous du minimum durant la réunion, la personne qui dirige la réunion devra ajourner la réunion. Si le quorum n’est pas atteint, aucune réunion formelle ne pourra avoir lieu (à savoir : aucun procès-verbal ne sera rédigé ni aucune discussion concernant les affaires de la Société n’aura lieu), mais les membres présents pourront discuter de certains enjeux de manière informelle.
  3. Les décisions prises lors de l’assemblée générale annuelle seront prises suite à un scrutin majoritaire par les membres présents ou ayant voté par procuration.
  4. Tout membre de la Société pourra voter par procuration en nommant par écrit un mandataire (qui doit être membre de la Société) qui sera présent à la réunion et vote de la manière et dans les limites autorisées par la personne l’ayant désigné comme mandataire.
  5. Les groupes régionaux pourront organiser des réunions informelles au lieu et aux heures de leur choix. Les décisions prises lors de ces réunions régionales n’engageront cependant pas la Société dans son ensemble.

Article 6 : Gouvernance

Règles de procédure

  1. Toutes les délibérations de la Société se feront en accord avec la dernière édition des Règles de procédure Bourinot, à condition que celles-ci ne contreviennent pas à la constitution ou à toute autre règle de procédure spéciale adoptée par la Société.

Bureau de direction

  1. Les responsables de la société sont le président (ou co-président), le vice-président (ou co-président), le trésorier, le secrétaire d’adhésions, le réviseur du Bulletin, le gestionnaire du site web, le directeur de communications ainsi que quatre représentants régionaux. Ces onze administrateurs, conjointement avec le président sortant, forment les membres votant du bureau de direction.
  2. Les membres du bureau de direction peuvent nommer d’autres membres pour les aider dans les tâches de la société. Ces personnes doivent être membres de la société et n’auront aucun droit de vote lors des réunions du bureau de direction. Les termes de leur mandat seront déterminés lors de leur nomination.
  3. Si un poste du bureau de direction se libère, les autres membres du bureau de direction peuvent choisir un remplaçant. Le remplaçant occupera le poste jusqu’à la prochaine élection.
  4. Le bureau de direction détient tous les pouvoirs de la société dans l’intervalle entre les réunions générales annuelles. Il se réunit à la demande de son président ou lorsque trois membres du bureau le proposent.

Élections

  1. Les élections des membres du bureau de direction auront lieu tous les deux ans (années impaires) lors de l’assemblée générale annuelle. Avant la réunion, un comité de nomination se réunira pour collecter les nominations pour les postes à élire et pour trouver des candidats si cela est nécessaire. On pourra également procéder à des nominations supplémentaires lors de l’assemblée générale annuelle. Tout membre de la Société peut proposer des candidats. Si plus d’un candidat se présente à un poste vacant, le choix sera déterminé par scrutin et c’est le candidat recevant le plus de votes qui sera élu.
  2. Chaque candidat élu entre en fonction après l’ajournement de l’assemblée générale annuelle qui a donné lieu au vote. Les candidats élus aux postes de direction seront en fonction pendant une période de deux ans et pourront occuper leur poste pendant deux termes consécutifs au plus, mais certaines exceptions à cette règle seront autorisées et il est possible que le candidat puisse occuper son poste pendant un/des terme(s) supplémentaire(s) avec l’accord des membres.

Groupes régionaux

  1. Des groupes régionaux peuvent être mis sur pied en accord avec les membres au sein d’une région donnée en coordination avec le bureau de direction de la Société. Les groupes régionaux relèvent du représentant régional de leur région.
  2. Au cas où un groupe régional choisirait de former un bureau de direction, il pourra le faire de n’importe quelle manière tant qu’il dispose de l’approbation des membres de ce groupe régional.

Article 7 : Finances

  1. Les transactions bancaires de la Société seront exécutées dans une banque canadienne désignée par le bureau de direction.
  2. Les transactions bancaires de la Société seront menées par un administrateur de la Société ou toute autre personne désignée par le bureau de direction.
  3. Un compte de profits et de pertes et un état de la situation financière de la Société devront être mis à la disposition des membres.

Article 8 : Amendements

  1. Cette constitution peut être amendée par le vote d’au moins les deux tiers des membres de la Société présents lors de la réunion générale annuelle, à condition que l’amendement proposé soit fourni lors du préavis de cette assemblée générale annuelle. Les membres pourront voter d’amender la constitution soit en personne, soit par procuration.