Constitution

Articles

ARTICLE I

The names of the Society are the INDEXING SOCIETY OF CANADA and the SOCIÉTÉ CANADIENNE D’INDEXATION.

ARTICLE II

The purposes and objectives of the Society are to encourage the production of indexes and abstracts, to promote the employment of indexers and abstracters, to make available information about indexing and abstracting techniques, and to facilitate communication between indexers and abstracters.

ARTICLE III

Membership is open to any person, institution, corporation and service interested in the promotion of the Society’s objectives.

ARTICLE IV

The working languages of the Society are English and French. Members may communicate within the Society in whichever official language they desire.

ARTICLE V

The officers of the Society are the President, Vice-President/President-Elect, Treasurer, Membership Secretary, Editor of the Newsletter, Editor of the Register of Indexers Available, and five Directors comprising the following: four regional representatives and one member-at-large, in order to cover all parts of the country. The executive will review regional boundaries annually so they continue to reflect the geographic distribution of the membership.

These officers, together with the immediate Past President, constitute the Executive Committee. The Executive Committee has all the powers of the Society in the intervals between meetings. It meets on the call of its Chairperson, or on the request of any three members of the Committee.

ARTICLE VI

Elections are held every two years. Candidates for the positions on the Executive Committee may be nominated by any member of the Society. If there is more than one candidate for a vacancy, the office will be filled by ballot. The candidate for any given position who receives the largest number of votes is elected to that position.

Each successful candidate assumes office at the Annual Meeting immediately following the election. Term of office is determined according to the Bylaws.

ARTICLE VII

The Annual Meeting is held on a date fixed by the Executive Committee. The Committee will notify each member of the date and place of the meeting, such notices to be sent out at least thirty days prior to the scheduled meeting date.

ARTICLE VIII

Membership fees are assessed as determined by the Bylaws of the Society.

ARTICLE IX

Regional groups may be established according to the Bylaws of the Society and will meet according to the wishes of the members of that group.

Regional groups will report to the appropriate Regional Director.

ARTICLE X

This constitution may be amended by either the affirmative vote of two thirds of the members of the Society in attendance at an Annual Meeting, provided that the proposed amendment is given with the notice of that meeting; or, by the affirmative vote of two thirds of the members of the Society responding to the proposed statement. New Bylaws may be adopted by following the same procedures.

A Bylaw may be amended or repealed by passing a Bylaw to that effect.

Bylaws

Bylaw No. 1

The Society encourages the production of indexes and abstracts through the

  1. promotion of an awareness of the importance and utility of indexes and abstracts
  2. encouragement of publishers to employ experienced indexers and abstracters.

The Society fosters the employment of indexers and abstracters through the

  1. production and distribution of the Register of Indexers Available
  2. promotion of equitable rates of remuneration.

The Society makes available information about indexing and abstracting techniques through

  1. the production and distribution of a newsletter
  2. establishment and maintenance of a website, with appropriate links, and
  3. provision of a subscription to The Indexer for all members.

The Society facilitates communication between indexers and abstracters through

  1. meetings and workshops
  2. print and electronic publications
  3. contacts with other associations and organization involved in indexing, abstracting, and related fields.

Bylaw No. 2

The annual membership fee of the Society is established by the Executive Committee subject to the approval of a majority of the members of the Society present at the Annual Meeting. The annual fee is due on either the first of January or the first of July.

Payment of the annual membership fee entitles members to vote on all matters brought before the Society, to hold office and to receive its newsletter.

The annual membership fee will include a subscription to The Indexer, as established at the Annual Meeting.

Bylaw No. 3

A fee will be charged for a member’s listing in the Register of Indexers Available, the amount of which will be determined by a majority vote of the Executive. Only those members whose membership fees and listing fees have been paid in full will be eligible to submit a listing for the Register.

Bylaw No. 4

Members of the Executive Committee hold their positions for a term of two years or until their successors are elected. A member may be permitted to serve a third term by a majority of the members present at the Annual meeting.

The members of the Executive Committee may appoint officers to assist in the work of the Society. These officers must be members of the Society and will have no voting privileges in meetings of the Executive Committee. The terms of office will be specified at appointment and will not exceed the term of the Executive Committee which made the appointment.

If a position on the Executive Committee becomes vacant, the other members of the Executive Committee may select a replacement. The replacement will fill the position until the next election.

Bylaw No. 5

If a vote is required, members of the Executive Committee are elected by ballot sent to members of the Society.

The transfer of office takes place immediately following the Annual Meeting at a time agreed upon by the old and new executives.

Bylaw No. 6

The duties of the President will be to

  1. act as chief spokesperson for the Society,
  2. preside over all meetings of the Executive Committee and the Annual Meetings,
  3. coordinate the activities and supervise and administer the business of the Society on behalf of the Executive Committee.

Bylaw No.7

The duties of the Vice-President/President Elect will be to

  1. perform the duties of the President when the President is unable to do so because of absence or incapacity,
  2. assist the President in coordinating the activities and supervising and administering the business of the Society on behalf of the Executive Committee,
  3. assume the position of President when the President’s term ends, usually at the end of the first term of office.

Bylaw No. 8

The duties of the Membership Secretary will be to

  1. maintain all the membership records of the Society, both in print and electronically,
  2. remind members to renew,
  3. inform and encourage new members,
  4. produce and distribute mailing labels as required,
  5. ensure that only appropriately paid-up members receive publications and a listing in the Register of Indexers Available.

Bylaw No. 9

An International Liaison Officer will be appointed to communicate with other indexing societies on the international level.

The Liaison Officer will be a member of long standing, who is thoroughly versed in the affairs of the Society, and who has a good knowledge of the other indexing societies. He/she will normally be a member who has either been President or a member of the Executive Committee for a number of years, and must be able to attend conferences internationally.

Should the Liaison Officer not hold a position on the Executive Committee, she/he will sit on the Committee as a non-voting member.

The Liaison Officer will

  1. represent the Society in official international discussions,
  2. act as the official means of communication with the other indexing societies,
  3. attend the designated international conference at least every two years.

Bylaw No. 10

The Treasurer:

  1. has custody of the Society’s funds and maintains an account (or accounts) in a bank or other financial institution in the name of the Society,
  2. is authorized to make all payments in the name of the Society. Such payments are to bear the signatures of the Treasurer and another member of the Executive Committee,
  3. maintains full accounts of receipts and disbursements in the books belonging to the Society,
  4. submits a written report twice annually, which is published in the newsletter, and also to the Executive Committee at any time and on reasonable notice, should the Committee request it.

Bylaw No. 11

The rules contained in the latest edition of Bourinot’s Rules of Order govern all deliberations of the Society provided they are not in conflict with the Constitution, Bylaws, or any special rules of order the Society may adopt.

Bylaw No.12

Society publications promote the Society’s purposes and objectives. Consequently, publication policy decisions are made by the Executive Committee.

  1. The Editor of the newsletter is responsible for issuing a minimum of three issues per year.
  2. The Editor of the Register of Indexers Available is responsible for updating and producing the Register once a year, and for submitting the information contained therein to the Webmaster for display on the Society’s web site.
  3. The Web coordinator is responsible for keeping information on the web site current, and establishing and maintaining links to information of value to members and others consulting the site.

Bylaw No. 13

Regional groups are established by agreement of the members within a given region, in coordination with the Executive Committee of the Society. Regional groups report to the Regional Director in their area.

The executive of a regional group is established in a manner approved by the members of that regional group. The executive of a regional group is not governed by the regulations established for the Executive Committee in the Constitution and Bylaws of the Society.

The Regional Director of each regional group undertakes to report on regional group activities, at least once a year, to the Executive Committee of the Society.

Articles

ARTICLE I

Les noms de l’association sont la SOCIÉTÉ CANADIENNE D’INDEXATION et l’INDEXING SOCIETY OF CANADA.

ARTICLE II

Les buts et objectifs de la Société sont d’encourager la production d’index et de résumés, de promouvoir l’emploi pour les indexeurs et les rédacteurs de résumés, de rendre disponible l’information sur les techniques d’indexation et d’analyse de documents et de faciliter les communications entre indexeurs et rédacteurs de résumés. 

ARTICLE III

Toute personne, institution, société ou entreprise de services intéressée à promouvoir les objectifs de la société peut en devenir membre. 

ARTICLE IV

Les langues de travail de la société sont le français et l’anglais. Les membres peuvent communiquer entre eux dans la langue officielle de leur choix.

ARTICLE V

Les responsables de la société sont le président, le vice-président/président désigné, le trésorier, le secrétaire d’adhésions, le réviseur du bulletin, le réviseur du Répertoire des indexeurs disponibles ainsi que cinq délégués, soit quatre représentants régionaux et un délégué spécial. Ces derniers ont pour tâche de répondre aux besoins de l’ensemble des membres. Les responsables veillent à réviser annuellement les frontières régionales afin qu’elles reflètent la distribution géographique des membres.
Tous ces responsables, conjointement avec le président sortant, forment le bureau de direction. Le bureau de direction détient tous les pouvoirs de la Société dans l’intervalle entre les réunions. Il se réunit à la demande de son président ou lorsque trois membres du bureau le proposent. 

ARTICLE VI

Les élections ont lieu tous les deux ans. Tout membre de la Société peut proposer des candidats pour les postes au bureau de direction. Si plus d’un candidat se présente à un poste vacant, le choix sera déterminé par scrutin. Le candidat à un poste donné recevant le plus de votes sera élu, et ce pour tous les types de poste.

Chaque candidat élu entre en fonction lors de l’assemblée annuelle suivant l’élection. La durée des fonctions est déterminée par les règlements administratifs.

ARTICLE VII

La date de l’assemblée annuelle est fixée par le bureau de direction. Le bureau avisera chaque membre de la date et du lieu de l’assemblée au moins trente jours avant la date prévue.  

ARTICLE VIII

Le montant de la cotisation est établi selon les modalités indiquées dans les règlements administratifs de la Société.

ARTICLE IX

Des groupes régionaux peuvent être mis sur pied en accord avec les règlements de la Société.

Chaque groupe pourra se réunir à la demande de ses membres.

Les groupes régionaux devront rendre compte de leurs activités à leur représentant régional respectif.

ARTICLE X

Cette constitution peut être amendée soit par le vote affirmatif d’au moins les deux tiers des membres de la Société présents lors d’une assemblée générale, à condition que l’amendement proposé soit fourni dans le préavis de l’assemblée, soit par le vote affirmatif d’au moins les deux tiers de l’assemblée en réponse à la déclaration proposée. Les mêmes procédures s’appliquent pour l’adoption de nouveaux règlements administratifs.

Un règlement administratif peut être amendé ou abrogé en adoptant un règlement à cet effet.

Règlements administratifs

Règlement no 1

La Société encourage la production d’index et de résumés

  1. par la sensibilisation à l’importance et à l’utilité des index et des résumés,
  2. en incitant les éditeurs à embaucher des indexeurs et des rédacteurs de résumés d’expérience.

La société encourage l’embauche d’indexeurs et de rédacteurs de résumés par 

  1. la production et la diffusion du Répertoire des indexeurs,
  2. la promotion de taux de rémunération équitables.

La Société met à disposition de l’information sur les techniques d’indexation et de rédaction de résumés.

  1. par la production et la diffusion d’un bulletin,
  2. par la création et le maintien d’un site Web comprenant des liens pertinents,
  3. par l’abonnement à la revue The Indexer pour tous les membres.

La Société facilite la communication entre les indexeurs et les rédacteurs de résumés par

  1. des rencontres et des ateliers,
  2. des publications imprimées ou électroniques,
  3. le maintien de contacts avec d’autres associations et organisations impliquées dans l’indexation, la rédaction de résumés ou d’autres domaines connexes.

Règlement no 2

La cotisation annuelle à la Société est établie par le bureau de direction, sous réserve de l’approbation d’une majorité des membres de la Société présente à l’assemblée annuelle. La cotisation annuelle doit être payée le premier janvier ou le premier juillet.

Le paiement de la cotisation annuelle accorde aux membres le droit de voter sur toutes les questions soumises à la Société, d’occuper un poste au sein de la Société et de recevoir le bulletin.
La cotisation annuelle comprend l’abonnement à la revue The Indexer, comme convenu à l’assemblée annuelle.

Règlement no 3

Des frais sont exigibles pour l’inscription d’un membre au Répertoire des indexeurs. Le montant de ces frais est déterminé par un vote majoritaire du bureau de direction. Seuls les membres ayant payé ces frais, ainsi que leur cotisation annuelle, pourront soumettre leur inscription au Répertoire.

Règlement no 4

Les membres du bureau de direction conservent leur poste pendant deux ans, ou jusqu’à ce que leur successeur soit élu. Un membre peut occuper son poste pour un troisième terme à l’issue d’un vote majoritaire des membres présents à l’assemblée annuelle.

Les membres du bureau de direction peuvent nommer des administrateurs pour les aider dans les tâches de la Société. Ces administrateurs doivent être membres de la Société et n’auront aucun droit de vote lors des réunions du bureau de direction. La durée de leur fonction sera déterminée lors de leur nomination et n’excédera pas le terme du mandat du bureau de direction ayant fait cette nomination.

Si un poste du bureau de direction se libère, les autres membres du bureau de direction peuvent choisir un remplaçant. Le remplaçant occupera le poste jusqu’à la prochaine élection. 

Règlement no 5

Lorsqu’un vote est requis pour choisir les membres du bureau de direction, l’élection se fait par scrutin envoyé aux membres de la Société. 

Le transfert de fonctions s’effectue immédiatement après l’assemblée annuelle, à une date arrêtée d’un commun accord par les anciens et les nouveaux membres de la direction. 

Règlement no 6

Les tâches du président sont 

  1. d’agir en tant que principal porte-parole de la Société,
  2. de présider toutes les réunions du bureau de direction ainsi que les assemblées annuelles,
  3. de coordonner les activités et de superviser et d’administrer les dossiers de la Société au nom du bureau de direction.

Règlement no 7

Les tâches du vice-président/président désigné seront

  1. de s’acquitter des tâches du président en cas d’absence de ce dernier ou d’empêchement,
  2. d’assister le président dans la coordination des activités et dans la supervision et l’administration des dossiers de la Société au nom du bureau de direction,
  3. d’assumer le poste de président à l’expiration de son mandat, généralement à la fin du premier mandat.

Règlement no 8

Les tâches du secrétaire d’adhésions consistent à

  1. tenir les registres électronique et imprimé des membres,
  2. rappeler l’échéance des abonnements aux membres,
  3. informer et encourager les nouveaux membres,
  4. produire et distribuer les étiquettes d’adresses au besoin,
  5. s’assurer que seuls les membres en règle, ayant acquitté leurs frais de cotisation, reçoivent les publications et sont inscrits au Répertoire des indexeurs.

Règlement no 9

Un agent de liaison international est nommé pour les communications avec les autres sociétés d’indexation sur le plan international.

L’agent de liaison est un membre de longue date, maîtrisant parfaitement les différents dossiers de la Société, et possédant une bonne connaissance des autres sociétés d’indexation. Cet agent doit avoir été président ou membre du bureau de direction pendant plusieurs années, et doit être en mesure de participer à des congrès dans le monde entier.

Si l’agent de liaison n’occupe pas de poste au bureau de direction, il siège au bureau en tant que membre non votant.

L’agent de liaison a pour tâche

  1. de représenter la Société lors des discussions officielles internationales,
  2. d’être le porte-parole officiel pour les communications avec les autres sociétés d’indexation,
  3. de participer à des congrès internationaux au moins tous les deux ans. 

Règlement no 10

Le trésorier:

  1. veille sur les fonds de la Société et détient un ou des comptes dans une banque ou une autre institution financière au nom de la Société,
  2. est habilité à faire tous les paiements au nom de la Société. Ces paiements doivent porter la signature du trésorier et d’un autre membre du bureau de direction,
  3. conserve la trace de tous les reçus et déboursés dans les livres appartenant à la Société,
  4. soumet un rapport écrit deux fois par an, qui sera publié dans le bulletin. Il devra soumettre également en tout temps, et dans un délai raisonnable, un rapport au bureau de direction à la demande de celui-ci.

Règlement no 11

Toutes les délibérations de la Société se feront en accord avec la dernière édition des Règles de procédure Bourinot, à condition que celles-ci ne contreviennent pas à la constitution, aux règlements administratifs ou à toute autre règle de procédure spéciale adoptée par la Société.

Règlement no 12

Les publications de la Société font la promotion des buts et objectifs de la Société. Conséquemment, les décisions sur les politiques de publication sont prises par le bureau de direction.

  1. Le réviseur du bulletin est tenu de produire un minimum de trois publications par année.
  2. Le responsable du Répertoire des indexeurs disponibles est tenu de maintenir à jour et de publier le Répertoire une fois par an, et d’en soumettre le contenu au webmestre pour affichage dans le site Web de la Société.
  3. Le webmestre a la responsabilité de mettre le site à jour ainsi que d’établir et de gérer des liens vers de l’information pertinente pour les membres ou pour le public qui consulte le site.

Règlement no 13

Les groupes régionaux sont établis avec l’accord des membres d’une région donnée, en coordination avec le bureau de direction de la Société. Les groupes régionaux relèvent du représentant régional de leur région.

La façon dont le comité d’un groupe régional est établi doit être approuvée par les membres de ce groupe. Le comité d’un groupe régional n’est pas régi par les règlements établis pour le bureau de direction de la Société et figurant dans la constitution et les règlements de la Société.
Le représentant de chaque groupe régional s’engage à rendre compte, au moins une fois par an, des activités de son groupe au bureau de direction de la Société.