Indexing Society of Canada / Société canadienne d’indexation


2 June 2017

Article 1: Introduction


  1. The names of the Society are the Indexing Society of Canada and the Société canadienne d’indexation (also referred to as ISC/SCI or SCI/ISC). Either name or both together, in either order, is an acceptable rendering of the name. Hereafter in this document, ISC/SCI is referred to as “the Society”.


  1. The Society aspires to the working languages of the Society being English and French. Members may communicate within the Society in either of these languages.


Article 2: Definitions


  1. In this document, the following definitions apply:


Canadian bank: a bank, trust company, credit union or other firm or corporation conducting banking business in Canada

Executive Committee: the body of elected and appointed members governing the Society

Find an Indexer: public listing maintained on the ISC/SCI website of Society indexers by subjects, skills, materials and names

officer: a member of the Society who holds an elected or appointed office on the Executive Committee

simple majority vote: 50% + 1 of members present at a meeting in person or by proxy

the Society: Indexing Society of Canada / Société canadienne d’indexation or ISC/SCI



Article 3: Purpose and Objectives


  1. The purpose of the Society is to continually progress toward our vision.


  1. Our mission is to encourage the production of indexes, to promote the employment of indexers, to make available information about indexing techniques and best practices, to encourage the ongoing professional development of indexers and to facilitate communication between indexers.



Article 4: Membership


  1. Membership is open to any person, institution, corporation or business interested in the promotion of the Society’s objectives.


  1. The annual membership fee of the Society is established by the Executive Committee subject to the approval of a simple majority of the members of the Society present at the Annual General Meeting. The annual fee is due on either the first of January or the first of July.


  1. Payment of the annual membership fee entitles members to vote on all matters brought before the Society, to hold office, to receive its newsletter and to enjoy other membership benefits as established by the Society.


  1. The annual membership fee includes a subscription to The Indexer.


  1. A fee will be charged for a member’s listing on the Find an Indexer web page, the amount of which will be determined by the Executive Committee. Only those members whose membership fees and listing fees have been paid in full will be eligible to submit a listing for the Find an Indexer web page.



Article 5: Meetings


  1. The Annual General Meeting is held on a date and at a place fixed by the Executive Committee. The Committee will notify each member of the date and place of the meeting, such notices to be sent out at least thirty (30) days prior to the scheduled meeting date.


  1. The quorum for the Annual General Meeting is a minimum of 12 members and in addition shall be at least double the number of officers present plus one. If a quorum is present at the opening of a meeting but is lost during the meeting, the chairperson adjourns the meeting. In the absence of a quorum, no official meeting is held (i.e., no minutes are taken; no business is conducted), but members present may discuss issues informally.


  1. Decisions taken at the Annual General Meeting will be by simple majority vote by members attending in person or by proxy.


  1. Any member of the Society may vote by proxy by appointing in writing a proxy-holder, who must be another member, to attend and vote at the meeting in the manner and to the extent authorized by the


  1. Regional groups may hold informal local meetings at times and locations of their choice. Decisions at these local meetings are not binding on the Society as a whole.


Article 6: Governance


Rules of Order


  1. The rules contained in the most recent edition of Bourinot’s Rules of Order govern all deliberations of the Society, provided they are not in conflict with the Constitution or any special rules of order the Society may adopt.



Executive Committee


  1. The officers of the Society are the President (or Co-President), Vice President (or Co-President), Treasurer, Membership Secretary, Editor of the Bulletin, Website Administrator, Communications Director and four Regional Directors . These eleven officers, together with the immediate Past President, constitute the voting members of the Executive Committee.


  1. The Executive Committee may appoint other members to assist in the work of the Society. These individuals must be members of the Society in good standing and will have no voting privileges in meetings of the Executive Committee. The terms of office will be specified at appointment.


  1. If a position on the Executive Committee becomes vacant, the other members of the Executive Committee may select a replacement. The replacement fills the position until the next election.


  1. The Executive Committee has all the powers of the Society in the intervals between Annual General Meetings. It meets on the call of the President or at the request of any three members of the Executive Committee.




  1. Elections for the Executive Committee are held every two years (odd-numbered years) at the Annual General Meeting. Prior to that meeting, a Nomination Committee gathers nominations for the elected positions and seeks candidates when necessary. Further nominations may be made at the Annual General Meeting. Candidates may be nominated by any member of the Society. If there is more than one candidate for a position, the office is filled by ballot; in such case, the candidate who receives the largest number of votes is elected.


  1. Each successful candidate assumes office upon the adjournment of the Annual General Meeting at which the election is held. Elected executive positions are held for a term of two years, with a maximum of two consecutive terms, but exception may be made for subsequent terms in the same position if ratified by the membership.


Regional Groups


  1. Regional groups may be established by the agreement of members within a given region, in coordination with the Executive Committee of the Society. Regional groups report to the Regional Director for their area.


  1. Should a regional group choose to form an executive, it may be established in whatever manner is approved by the members of that regional group.



Article 7: Finances

  1. The banking business of the Society will be transacted at a Canadian bank designated by the Executive Committee.


  1. The banking business of the Society will be transacted by an officer of the Society or other persons designated by the Executive Committee.


  1. An annual profit/loss statement and balance sheet for the Society will be made available to members.


Article 8: Amendments


  1. This Constitution may be amended by a two-thirds majority of the votes cast at an Annual General Meeting, provided that the proposed amendment is given with the notice of that meeting. Members may vote on constitutional amendments either in person or by proxy.




Société canadienne d’indexation / Indexing Society of Canada


2 juin 2017

Article 1 : Introduction


  1. Les noms de la Société sont la Société canadienne d’indexation et Indexing Society of Canada (également appelée SCI/ISC ou ISC/SCI). Un des deux noms à lui seul ou les deux noms juxtaposés constituent un rendu acceptable du nom. Dans la présente, la SCI/ISC sera désignée comme « la Société ».


  1. La Société désire que ses langues de travail soient le français et l’anglais. Les membres peuvent communiquer entre eux dans la langue de leur choix.


Article 2 : Définitions


  1. Dans ce document, les définitions suivantes s’appliquent :


Banque canadienne : banque, société de fiducie, coopérative de crédit ou toute autre entreprise ou corporation menant des transactions bancaires au Canada.

Bureau de direction : le corps de membres élus et nommés qui régissent la Société

Trouvez un indexeur : liste publique des indexeurs de la Société affichée sur le site de la SCI/ISC, les indexeurs étant classés par sujets, compétences, nature des documents traités et noms.

Administrateur : un membre de la société élu ou nommé au bureau de direction

Scrutin majoritaire : 50 % (+1) des voix des membres présents à une réunion ou ayant voté par  procuration

La Société : Société canadienne d’indexation/Indexing Society of Canada ou SCI/ISC


Article 3 : Mission et objectifs


  1. La mission de la Société est de progresser continuellement vers la réalisation de sa vision.


  1. Notre mission est d’encourager la production d’index, de promouvoir l’emploi des indexeurs, de mettre à la disposition de tous de l’information sur les techniques et meilleures pratiques en indexation, d’encourager le développement professionnel continu des indexeurs et de faciliter la communication entre les indexeurs.



Article 4 : Adhésion


  1. Toute personne, institution, société ou entreprise de services intéressée à promouvoir les objectifs de la société peut en devenir membre.


  1. La cotisation annuelle à la Société est établie par le bureau de direction, sous réserve de l’approbation d’un scrutin majoritaire des membres de la Société présente à l’assemblée annuelle. La cotisation annuelle doit être payée le premier janvier ou le premier juillet.


  1. Le paiement de la cotisation annuelle accorde aux membres le droit de voter sur toutes les questions soumises à la Société, d’occuper un poste au sein de la Société, de recevoir le bulletin de la Société et de bénéficier de tous les autres avantages offerts par la Société.


  1. La cotisation annuelle comprend l’abonnement à la revue The Indexer.


  1. Des frais sont exigibles pour l’inscription d’un membre à la page « Trouvez un indexeur » du site web. Le montant de ces frais est déterminé par le bureau de direction. Seuls les membres ayant payé leur cotisation annuelle et ces frais en entier pourront soumettre leur inscription au registre de la page « Trouvez un indexeur » du site web.


Article 5 : Réunions


  1. La date et le lieu de l’assemblée générale annuelle sont fixés par le bureau de direction. Le bureau de direction avisera chaque membre de la date et du lieu de l’assemblée au moins trente (30) jours avant la date prévue pour la réunion.


  1. Le quorum fixé pour l’assemblée générale annuelle est de 12 membres au minimum et ce nombre doit correspondre au moins au double du nombre d’administrateurs présents + 1. Si ce quorum est atteint en début de réunion, mais qu’il tombe en dessous du minimum durant la réunion, la personne qui dirige la réunion devra ajourner la réunion. Si le quorum n’est pas atteint, aucune réunion formelle ne pourra avoir lieu (à savoir : aucun procès-verbal ne sera rédigé ni aucune discussion concernant les affaires de la Société n’aura lieu), mais les membres présents pourront discuter de certains enjeux de manière informelle.


  1. Les décisions prises lors de l’assemblée générale annuelle seront prises suite à un scrutin majoritaire par les membres présents ou ayant voté par procuration.


  1. Tout membre de la Société pourra voter par procuration en nommant par écrit un mandataire (qui doit être membre de la Société) qui sera présent à la réunion et vote de la manière et dans les limites autorisées par la personne l’ayant désigné comme mandataire.


  1. Les groupes régionaux pourront organiser des réunions informelles au lieu et aux heures de leur choix. Les décisions prises lors de ces réunions régionales n’engageront cependant pas la Société dans son ensemble.


Article 6 : Gouvernance


Règles de procédure


  1. Toutes les délibérations de la Société se feront en accord avec la dernière édition des Règles de procédure Bourinot, à condition que celles-ci ne contreviennent pas à la constitution ou à toute autre règle de procédure spéciale adoptée par la Société.



Bureau de direction


  1. Les responsables de la société sont le président (ou co-président), le vice-président (ou co-président), le trésorier, le secrétaire d’adhésions, le réviseur du Bulletin, le gestionnaire du site web, le directeur de communications ainsi que quatre représentants régionaux. Ces onze administrateurs, conjointement avec le président sortant, forment les membres votant du bureau de direction.


  1. Les membres du bureau de direction peuvent nommer d’autres membres pour les aider dans les tâches de la société. Ces personnes doivent être membres de la société et n’auront aucun droit de vote lors des réunions du bureau de direction. Les termes de leur mandat seront déterminés lors de leur nomination.


  1. Si un poste du bureau de direction se libère, les autres membres du bureau de direction peuvent choisir un remplaçant. Le remplaçant occupera le poste jusqu’à la prochaine élection.


  1. Le bureau de direction détient tous les pouvoirs de la société dans l’intervalle entre les réunions générales annuelles. Il se réunit à la demande de son président ou lorsque trois membres du bureau le proposent.




  1. Les élections des membres du bureau de direction auront lieu tous les deux ans (années impaires) lors de l’assemblée générale annuelle. Avant la réunion, un comité de nomination se réunira pour collecter les nominations pour les postes à élire et pour trouver des candidats si cela est nécessaire. On pourra également procéder à des nominations supplémentaires lors de l’assemblée générale annuelle. Tout membre de la Société peut proposer des candidats. Si plus d’un candidat se présente à un poste vacant, le choix sera déterminé par scrutin et c’est le candidat recevant le plus de votes qui sera élu.


  1. Chaque candidat élu entre en fonction après l’ajournement de l’assemblée générale annuelle qui a donné lieu au vote. Les candidats élus aux postes de direction seront en fonction pendant une période de deux ans et pourront occuper leur poste pendant deux termes consécutifs au plus, mais certaines exceptions à cette règle seront autorisées et il est possible que le candidat puisse occuper son poste pendant un/des terme(s) supplémentaire(s) avec l’accord des membres.



Groupes régionaux


  1. Des groupes régionaux peuvent être mis sur pied en accord avec les membres au sein d’une région donnée en coordination avec le bureau de direction de la Société. Les groupes régionaux relèvent du représentant régional de leur région.


  1. Au cas où un groupe régional choisirait de former un bureau de direction, il pourra le faire de n’importe quelle manière tant qu’il dispose de l’approbation des membres de ce groupe régional.



Article 7 : Finances

  1. Les transactions bancaires de la Société seront exécutées dans une banque canadienne désignée par le bureau de direction.


  1. Les transactions bancaires de la Société seront menées par un administrateur de la Société ou toute autre personne désignée par le bureau de direction.


  1. Un compte de profits et de pertes et un état de la situation financière de la Société devront être mis à la disposition des membres.

Article 8 : Amendements


  1. Cette constitution peut être amendée par le vote d’au moins les deux tiers des membres de la Société présents lors de la réunion générale annuelle, à condition que l’amendement proposé soit fourni lors du préavis de cette assemblée générale annuelle. Les membres pourront voter d’amender la constitution soit en personne, soit par procuration.