Charging for Indexing Services :: Tarification pour les services d’indexation

Charging for Indexing Services

“How much?” 

It’s one of the first questions from clients and new indexers. But as with almost any fee for service, there is no hard and fast answer. 

In a survey done by ISC/SCI in spring 2008, members were asked what they charge, and how, and the answers varied widely (see Bulletin, Vol. 30, No 3 [Summer 2008], p. 28-32), with hourly rates ranging from $20 to $65, typeset page rates ranging from $1.85 to $10 and manuscript page rates ranging from $3 to $8. 

That broad range reflects the wonderful variety of work that indexers do in a full array of media (books, journals, websites, databases, etc.) and the breadth of clients (trade publishers, university presses, national organizations, governments, legal services, web-based services, etc.). It also reflects the immense variety of document, database and website designs and the varying levels of experience among indexers. Per-entry charges, which seem to be common elsewhere, do not seem to be common in Canada. 

All that said, one is still left with the question: “How much?” 

For clients 

In Canada, editors, project managers and publishers seem very willing to share this type of information. The best thing to do is to contact colleagues and ask what they paid for similar projects: 300-page trade autobiographies, 400-page scholarly works, 100-page technical manuals, 10 000-entry databases, etc. 

For indexers 

Again, the best thing to do is to contact colleagues. Also, think realistically about what you want to earn and what level of quality you can provide. 

  • What do you want to earn annually? 
  • What do you want to earn per hour? 
  • How many hours a day can you effectively index? 
  • What is your level of experience? 
  • What depth of indexing does the client want? 
  • How many pages per hour can you index at that depth? 

For example, if you can index 15 pages per hour of this type of book and you want to earn $60/hour, then you need to charge $4/page at a minimum (remember that you spend other hours on your business that are not directly reimbursed). If you can index 10 pages per hour in this type of book, then you need to charge $6 per page. That said, if you know that you are a bit slower than others (perhaps because you’re new to the field, or you’re just getting used to the software, etc.), then you may need to recognize that you will earn less per hour until you are up to speed. For example, if both you and the client know that the normal rate for a 300-indexable-page trade non-fiction is about 

$1 350, or $4.50 per page, then you charge the $4.50 per-page rate and recognize that you will be earning less per hour until you get up to speed. 

Books 

For back-of-the-book indexes, a per-page rate is probably the most common. It enables both the indexer and the client to know at the outset how much will be paid. Generally, one doesn’t “sweat the small stuff”. In other words, if the indexer is expected to begin indexing with page 1 and finish indexing on page 312, then the indexer charges $x/pg for 312 pages—there is no fussing over half pages and blank pages and so on. You may also find some indexers who charge by the hour, particularly for scholarly or niche-market books. 

Periodicals 

For periodical indexes, some people charge by the hour and some by the journal. Similar questions to those above also apply here: How fast can you index (which may depend on how well you understand the subject)? What is the normal size of the journal? Are you expected to use a thesaurus/controlled vocabulary (as this will slow you down)? Are you going to be expected to turn the final journal around in a few days because of the publishing schedule? 

Other factors 

Your personal rate will depend not just on how fast you can think through the entries, but on how fast you can type accurately and on how well you can use the shortcuts offered by your indexing software. These two seemingly minor things are critically important to your earnings. If you have never learned to type properly, then do so now—it can make the difference between your earning $60 000 or $80 000 per year by working 35 hours/week or earning that only if you work 50–60 hours/week. And learn your software—the same concept applies. 

Language considerations can make a big difference: 

  • Is this a stand-alone English document? French document? 
  • Are you indexing a document in one language and expected to correlate with an index for the same document in another language? 
  • Are you adapting an index from one language to another? 

Conclusions and resources 

So the questions are many: What do you want to earn? What is your indexing speed for the particular document or item? How does the design affect your indexing speed: how much white space is there, what size is the type, are you expected to index endnotes, how many pictures or tables are included, are you indexing the pictures and tables? How well do you understand the subject? Are you using a controlled vocabulary? How fast can you type accurately? How knowledgeable are you about your software? What depth of indexing is required? 

The website of the American Society of Indexers (ASI) offers other considerations and other ways to think about how to translate your desired annual earnings into per-page indexing rates. See http://www.asindexing.org/i4a/pages/index.cfm?pageid=3304#FAQ1010

Ultimately, your best resources, whether you are a client or an indexer, are each other. 

Tarification pour les services d’indexation

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« Combien? »

C’est l’une des premières questions posées par les clients et les nouveaux indexeurs. Mais comme pour la majorité des services facturés, il n’y a pas de réponse définitive.

Dans un sondage mené par la SCI/ISC au printemps 2008, les membres devaient indiquer ce qu’ils facturaient et la façon dont ils établissaient leurs tarifs. Les réponses variaient considérablement, avec des taux horaires allant de 20 $ à 65 $, des taux par page composée de 1,85 $ à 10 $ et des taux par page manuscrite de 3 $ à 8 $ (voir le Bulletin, vol. 30, no 3 [été 2008], pages 28-32; en anglais seulement). 

Cet éventail reflète la grande variété de travaux effectués par les indexeurs dans une gamme complète de médias (livres, périodiques, sites Web, bases de données, etc.) ainsi que la diversité des clients (éditeurs, presses universitaires, organismes nationaux, gouvernements, services juridiques, services offerts sur le Web, etc.). Il reflète aussi l’immense variété des formats de documents, de bases de données et de sites Web, ainsi que les différents niveaux d’expérience des indexeurs. La tarification par entrée, qui semble courante partout ailleurs, ne semble pas l’être au Canada.

Cela étant dit, la question du « combien? » demeure entière.

Pour les clients

Au Canada, les rédacteurs en chef, les chargés de projet et les éditeurs semblent tout à fait disposés à partager ce genre de renseignement. La meilleure approche consiste à communiquer avec des collègues et à leur demander combien ils ont payé pour des projets similaires, par exemple pour une autobiographie de 300 pages, pour un ouvrage universitaire de 400 pages, pour un manuel technique de 100 pages, pour une base de données de 10 000 entrées, etc.

Pour les indexeurs

Ici encore, la meilleure approche consiste à communiquer avec des collègues. Vous devrez en outre estimer de façon réaliste le revenu que vous voulez gagner et le niveau de qualité que vous pouvez offrir. 

  • Combien voulez-vous gagner annuellement?
  • Quel taux horaire souhaitez-vous avoir?
  • Combien d’heures par jour pouvez-vous réellement accorder à l’indexation?
  • Quel est votre niveau d’expérience?
  • Quelle profondeur d’indexation est souhaitée par le client?
  • Combien de pages pouvez-vous indexer à cette profondeur?

Par exemple, si vous pouvez indexer 15 pages à l’heure pour un type de livre, et que vous souhaitez gagner 60 $ l’heure, vous devez alors facturer au minimum 4 $ par page (n’oubliez pas que vous passez beaucoup d’autres heures, non directement rémunérées, à vous occuper de votre entreprise). Si vous pouvez indexer 10 pages à l’heure pour un autre type de livre, vous devez alors facturer 6 $ la page. Cela étant dit, si vous savez que vous êtes un peu moins rapide que d’autres (parce que vous êtes nouveau, parce que vous ne maîtrisez pas encore parfaitement le logiciel, etc.), vous devrez accepter un tarif horaire moindre jusqu’à ce que votre efficacité augmente. Par exemple, si vous et votre client savez que le tarif normal pour un ouvrage général de 300 pages à indexer est d’environ 1 350 $, ou 4,50 $ la page, vous devez alors facturer 4,50 $ la page et accepter de gagner moins, en termes de tarif horaire, jusqu’à ce que vous soyez plus productif.

Livres

Le tarif par page est probablement le plus utilisé pour les index en fin de livre. Il permet au client comme à l’indexeur de connaître le montant du contrat dès le début. En général, on ne s’embarrasse pas de détails. Autrement dit, si l’indexeur doit commencer à la page 1 et terminer à la page 312, il appliquera son tarif par page pour les 312 pages. On ne fait pas de cas de la présence de demi-pages, de pages blanches, etc. Certains indexeurs vont demander un tarif à l’heure, en particulier pour les ouvrages universitaires ou pour les livres spécialisés.

Périodiques

Pour les index de périodiques, certains vont demander un tarif horaire et d’autres un prix global pour la revue. Les mêmes questions que précédemment s’appliquent : à quelle vitesse pouvez-vous indexer (laquelle peut dépendre de votre maîtrise du sujet)? quelle est la taille normale de la revue? devrez-vous recourir à un thésaurus ou à un vocabulaire contrôlé qui vous ralentirait? devrez-vous accomplir la tâche plus rapidement afin de respecter le calendrier de publication?

Autres facteurs

Votre tarif personnel ne dépend pas uniquement de la vitesse à laquelle vous pouvez traiter les entrées, mais aussi de votre vitesse de frappe et de votre maîtrise des raccourcis offerts par votre logiciel d’indexation. Ces deux éléments, en apparence négligeables, sont d’une importance capitale pour vos gains. Si vous n’avez jamais appris à taper correctement à la machine, faites-le sans plus tarder. Ceci peut faire la différence entre un salaire de 60 000 $ ou de 80 000 $ par année sur une base de 35 heures par semaine, et le même salaire mais sur une base de 50 à 60 heures par semaine. Le même raisonnement s’applique en ce qui a trait à la maîtrise de votre logiciel, qui est impérative. 

 Certaines considérations concernant la langue peuvent faire une grande différence :

  • Est-ce un document uniquement en anglais? uniquement en français?
  • Devez-vous indexer un document dans une langue et le mettre en corrélation avec un index pour le même document dans une autre langue?
  • Devez-vous adapter un index d’une langue à une autre?

Conclusions et ressources

Les questions à vous poser sont nombreuses : combien voulez-vous gagner? quelle est votre vitesse d’indexation pour ce document ou cet article en particulier? quel est l’impact de la mise en forme sur votre vitesse d’indexation (nombre de blancs, grosseur des caractères, devez-vous indexer les notes en fin de chapitre, nombre d’images ou de tableaux, devez-vous indexer les images et les tableaux)? Avez-vous une bonne connaissance du sujet? Utilisez-vous un vocabulaire contrôlé? À quelle vitesse pouvez-vous taper avec précision? À quel point maîtrisez-vous votre logiciel? Quelle est la profondeur d’indexation requise?

Le site Web de l’American Society of Indexers (ASI) offre d’autres points de vue et d’autres façons d’établir une tarification par page selon le revenu annuel que vous visez. Vous trouverez ces informations à l’adresse suivante (en anglais seulement) : http://www.asindexing.org/i4a/pages/index.cfm?pageid=3304#FAQ1010.

En fin de compte, que vous soyez client ou indexeur, vos meilleures ressources demeurent vos collègues.