ISC Awards :: Prix de la SCI

The ISC/SCI presents two annual awards. The Ewart-Daveluy Indexing Award for excellence in indexing, open to members and non-members alike, is judged by a panel of experienced indexers according to specific guidelines and criteria. The Tamarack Award, presented to a member for extraordinary volunteer service to the organization, is determined and presented by the President or Co-presidents of ISC/SCI.

2016 Ewart-Daveluy Award Recipient: Mary Newberry

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Mary Newberry was presented with the Ewart-Daveluy Award for Indexing Excellence at the awards banquet of the joint conference of the Indexing Society of Canada (ISC) and American Society for Indexing (ASI) in Chicago, IL, on 16 June 2016. The award honours Mary’s indexing of The Letterbooks of John Evelyn, volumes 1 and 2, edited by Douglas D.C. Chambers and David Galbraith and published by University of Toronto Press.

The Letterbooks of John Evelyn is a two-volume work with 1,150 pages and almost 900 letters between Evelyn and his 315 correspondents. John Evelyn, FRS, was an English writer, gardener and diarist of the late 1600s. His diaries are the usual source material for scholars, but like his diaries, Evelyn’s letters cast considerable light on the art, culture and politics of the time.

Making this letterbook material accessible to scholars was the job of the indexer, but it was not an easy job. The sheer volume of the material was one issue; another was the archaic diction and writing style of the seventeenth century. A third was the need to serve the scholars who were undoubtedly already familiar with the extensive index created for the 1955 publication of Evelyn’s diaries and would expect some correlation, while also serving modern indexing standards and user expectations. Interestingly, the index is not only printed in the books themselves but is also available online in clickable format. Despite these and other complications, Mary created a comprehensive index that demonstrates outstanding indexing expertise, analytical competence and index design skill. More than that, it exemplifies the index as a work of art.

An excerpt of the index is available here, courtesy of the University of Toronto Press.

Mary Newberry also received the 2016 Tamarack Award, for her services to the Society.

 

Past Ewart-Daveluy Award Recipients

2015: François Trahan

For Ancient Pathways, Ancestral Knowledge, by Nancy J. Turner, published by McGill-Queen’s University Press. This two-volume ethnobotanical work reflects forty years of research into the people-plant interrelationships of the First Nations in British Columbia. The two indexes can be viewed here.

 

La SCI/ISC décerne deux prix annuels. Le prix Ewart-Daveluy qui reconnaît l’excellence en indexation est ouvert à tous, membres et non membres de la SCI. Le prix sera attribué par un comité d’adjudication d’après des lignes directrices et des critères établis. Le prix Tamarack est présenté à un membre qui va au-delà des attentes exigées par son travail de bénévole; les récipiendaires sont choisis par la présidente ou les co-présidentes de la SCI/ISC.

Lauréate du prix en 2016 : Mary Newberry

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Le prix d’excellence en indexation Ewart-Daveluy a été remis à Mary Newberry lors du banquet du congrès conjoint de la Société canadienne d’indexation (SCI) et de l’American Society for Indexing (ASI) à Chicago en Illinois le 16 juin 2016. Le prix a été décerné à Mary pour son index de The Letterbooks of John Evelyn, volumes 1 et 2, sous la direction de Douglas D.C. Chambers et David Galbraith, publié chez University of Toronto Press.

The Letterbooks of John Evelyn, un ouvrage en deux volumes de 1150 pages, contient près de 900 lettres entre Evelyn et 315 correspondants. John Evelyn, FRS, était un écrivain britannique, un jardinier et un chroniqueur de la fin du 17e siècle. Ses journaux sont couramment utilisés par les historiens, et ses lettres jettent une lumière sur les arts, la culture et la politique de son temps.

Le travail de l’indexeur est de rendre le contenu accessible aux historiens et spécialistes et dans ce cas ce travail était ardu. L’envergure du contenu ainsi que le langage archaïque du 17e siècle présentaient deux problèmes pour l’indexeure. Un troisième problème était de bien servir les historiens, qui étaient sans doute familiers avec l’index approfondi conçu pour les journaux de Evelyn publié en 1955 et qui s’attendaient à une certaine corrélation, ceci tout en respectant les critères contemporains et en répondant aux attentes des lecteurs. L’index se trouve dans le format imprimé mais aussi sur Internet où il est possible de cliquer sur les numéros de page. Malgré tous ces défis, Mary a créé un index détaillé qui démontre une remarquable expertise, de grand talents d’analyse du texte et de conception d’index. Plus encore, son travail est un example d’index en tant qu’œuvre d’art.

Un extrait de l’index se trouve ici.

Mary Newberry a de plus reçu le prix Tamarack en 2016, pour son travail de bénévole pour la SCI.

 

Lauréats précédents du prix Ewart-Daveluy

2015 : François Trahan

Pour Ancient Pathways, Ancestral Knowledge, de Nancy J. Turner (McGill-Queen’s University Press). Cet ouvrage d’ethnobotanique en deux volumes synthétise quarante ans de recherche sur la relation entre les plantes et les Premières Nations de la Colombie-Britannique. Vous pouvez consulter les index ici.

ISC/SCI Ewart-Daveluy Indexing Award

The ISC/SCI Ewart-Daveluy Award, inaugurated in 2015, is presented each year to an individual who has created an index that demonstrates outstanding expertise, ability to analyze complex text and ability to design an index that significantly enhances reader use of the text. The award consists of a framed certificate accompanied by a letter.

The award is named after two historical figures who indexed and recognized the importance of indexes. Marie-Claire Daveluy (1880–1968) was a librarian, cataloguer, bibliographer and historian. She co-founded and directed the library school at the Université de Montréal and published historical works, children’s fiction and cataloguing rules, including those for subject headings. She also published a monumental work on Jeanne Mance, which has an index, in 1934. John S. Ewart (1852?–1933) published Ewart’s Index of the Statutes in several subsequent editions during the 1870s. He was a respected lawyer who practised in Toronto and then Winnipeg and was a member of the team that defended Louis Riel.

The next deadline for nominations is January 27, 2017, and the award will be presented at the annual conference. The coordinator of the 2017 adjudicating panel is Heather Ebbs.

It is our hope that the award will showcase and promote best practices in indexing and that the established criteria will provide food for thought and guidance to those who strive for excellence in their work.

Le prix d’indexation Ewart-Daveluy de la SCI/ISC 

Le prix Ewart-Daveluy de la SCI/ISC, inauguré en 2015, est décerné chaque année à une personne ayant créé un index qui reflète une expertise exceptionnelle, la capacité à analyser un texte complexe et à concevoir un index qui optimise l’exploitation du texte par le lecteur. Ce prix consiste en un certificat encadré accompagné d’une lettre.

Ce prix porte les noms de deux indexeurs reconnus dans les annales de l’histoire pour avoir mis l’accent sur l’importance des index. Marie-Claire Daveluy (1880-1968) était bibliothécaire, catalogueuse, bibliographe et historienne. Elle a cofondé et dirigé l’école de bibliothéconomie à l’Université de Montréal et a publié des ouvrages historiques, des ouvrages de fiction pour enfants ainsi que des règles de catalogage, y compris celles concernant les vedettes-matière. Elle a également publié un ouvrage monumental sur Jeanne Mance, qui comporte un index, en 1934. John S. Ewart (1852?-1933) a publié Ewart’s Index of the Statutes en plusieurs éditions subséquentes, durant les années 1870. Avocat respecté, il a travaillé à Toronto, puis à Winnipeg et a fait partie de l’équipe qui a défendu Louis Riel.

La prochaine date limite des nominations est le 27 janvier 2017 et le prix sera décerné lors du congrès annuel. Heather Ebbs sera la coordinatrice du comité d’adjudication 2017.

Nous espérons que ce prix mettra en vedette et promouvra les meilleures pratiques en indexation et que les critères établis donneront matière à réflexion à tous ceux qui cherchent à atteindre l’excellence et qu’ils les guideront dans leur travail.

Guidelines

An individual may make more than one nomination, but an index may be submitted only once in its lifetime. Nominees:

  • must be Canadian citizens OR resident in Canada
  • are not required to be members of ISC/SCI
  • may nominate themselves

The award is open to indexes:

  • created for single and multi-volume non-serial works published anywhere in the world
  • in print format, either paper or online (i.e., as PDF) (e-books are excluded because the methodologies and standards for these are in flux)
  • in English, French or both
  • published during the preceding 2 years (i.e., 2015 or 2016).

The submission consists of:

  1. ISC Award nomination form
  2. Separate paragraph indicating why this particular index merits the award
  3. One copy of the book (2 volumes if it is a multi-volume work)
  4. PDF of final index as published
  5. PDF of final book (please contact the award administrator if this is impossible)
  6. Fee of $30 (plus cost of return postage and inclusion of re-usable packaging if the book is to be returned)

Lignes directrices

Une personne pourra faire plus d’une nomination, mais on ne poura soumettre un index une deuxième fois. Les personnes nominées :

  • doivent être de nationalité canadienne OU résider au Canada
  • ne sont pas dans l’obligation d’être membres de la SCI/ISC
  • peuvent se nominer elles-mêmes

Ce prix pourra être décerné pour des index :

  • créés pour des ouvrages d’un volume ou de plusieurs volumes qui ne font pas partie d’une publication en série, publiés n’importe où dans le monde
  • en format imprimé, soit sur papier, soit en ligne (à savoir en PDF) (les livres numériques sont exclus, car les méthodologies et normes en place sont de nature changeante)
  • en anglais, en français ou dans les deux langues
  • publiés au cours des 2 dernières années (en 2015 ou 2016).

La soumission devra comprendre :

  1. Formulaire de nomination et de coordonnées
  2. Un paragraphe distinct indiquant pourquoi cet index en particulier mérite le prix
  3. Une copie de l’ouvrage (2 volumes si l’œuvre est composée de plusieurs volumes)
  4. Un fichier PDF de la version finale de l’index tel qu’il a été publié
  5. Un fichier PDF de la version finale de l’ouvrage (écrire à Heather Ebbs si ceci n’est pas possible)
  6. Des frais d’inscription de 30 $ (plus l’affranchissement requis et un emballage réutilisable si vous désirez que l’on vous renvoie l’ouvrage)

Adjudicating panel

  • The panel consists of 3 experienced indexers who are members of ISC/SCI, one of whom acts as coordinator. Non-member specialists may be consulted as required.
  • Note that discussions of the judges are confidential and feedback will not be provided concerning submitted indexes.

Comité d’adjudication

  • Le comité d’adjudication est composé de 3 indexeurs expérimentés membres de la SCI/ISC, dont l’un remplit les fonctions de coordinateur. Il est possible que l’on consulte des experts non-membres, au besoin.
  • Veuillez noter que les discussions des juges sont confidentielles et qu’aucun commentaire ne sera fourni concernant les index soumis.

Criteria

Submitted indexes will be considered in light of style, content analysis, structure, vocabulary, cross-referencing and accuracy. The award will be given only if there is a nomination of sufficient calibre.

The criteria include the following but are not limited to them.

Style

  • Consistent and coherent throughout index.
  • Appropriate to the content and challenges of the material.
  • Anticipates user needs and enhances user experience of the text.

Content analysis

  • User needs are anticipated.
  • All significant concepts are indexed.
  • All major themes are traced.
  • Minor concepts and themes are integrated, as appropriate.
  • Content is indexed at a consistent level of detail throughout the book, as much as variation in text and content allows.
  • Scattered discussions are traced.
  • Passing mentions are avoided.
  • Indexer maintains neutrality; no indexer bias is apparent.
  • Illustrations, tables, appendices, etc. are included in a consistent manner.

Structure

  • Multiple access points for concepts are provided as much as possible, including double-posted entries.
  • Sub-entries are introduced appropriately to:
    1. clarify main headings when essential
    2. divide locators into manageable and understandable groupings
    3. clarify relationships among concepts.
  • Strings of undifferentiated locators occur only if there is no way of differentiating them effectively.
  • Levels of sub-entries are appropriate to the complexity and nature of the content.
  • Cross-reference structure is well developed and suits the content (see the cross-referencing section, below).
  • An introductory note or headnote clearly explains any special features such as index-specific abbreviations or departures from indexing conventions.
  • Prepositions are used to clarify text only when essential.
  • Font changes and symbols are appropriate to the complexity of the material and the needs of the user.
  • The layout and style enhance scanning and understanding of the index; care has been given to layout (e.g., white space, running heads, cont’d lines, etc.).

Vocabulary

  • Main entries and sub-entries are clearly expressed.
  • Terms (main entries, sub-entries) are appropriate to the discipline and expected audience.
  • Author’s vocabulary is integrated.
  • User vocabulary is anticipated and integrated.
  • Current vocabulary is integrated where appropriate.
  • Indexer vocabulary is neutral and respectful of the content.

Cross-referencing

  • Cross-references are adequate and useful.
  • See also references send readers to appropriate related material.
  • There are sufficient see also references to map the content clearly.
  • Cross-references are not used to send users to entries that take up only 1–2 lines, where double-postings would clearly be preferable.
  • Rejected terms (see references) are clear, effective and sufficient.

Accuracy

  • Spelling is correct throughout.
  • Page ranges and references are in order.
  • Alphabetization of main entries, sub-entries and cross-references is correct and consistent within the index, no matter the system chosen.
  • Punctuation is correct and consistent.
  • Forms of names are correct and consistent.
  • Terms are correctly and consistently formulated.
  • There are no circular or blind references.
  • Double-posted entries have the same page references at both locations.

Critères

Les index soumis seront examinés en se basant sur le style, l’analyse du contenu, la structure, le vocabulaire, les renvois ainsi que la précision dont a fait preuve l’indexeur. Le prix sera décerné uniquement si un index de calibre suffisant a été soumis.

Les critères d’attribution de ce prix incluent les exigences suivantes, sans cependant s’y limiter.

 Style

  • Uniforme et cohérent tout au long de l’index.
  • Approprié au contenu et aux difficultés présentées par le texte.
  • Anticipe les besoins de l’utilisateur et optimise son expérience du texte.

Analyse de contenu

  • L’index est conçu pour anticiper les besoins de l’utilisateur.
  • Tous les concepts importants sont indexés.
  • Tous les thèmes importants sont repérés et traités à fond.
  • Les concepts et thèmes moins importants sont intégrés, selon les besoins.
  • Le contenu est indexé avec la même attention au détail, tout au long de l’ouvrage, dans la mesure où les variations du texte et du contenu le permettent.
  • Toutes les informations disséminées sont identifiées.
  • L’index ignore les simples mentions.
  • L’indexeur reste impartial et son index ne reflète aucun préjugé personnel.
  • Les illustrations, tableaux, annexes, etc. sont inclus de manière cohérente.

Structure

  • L’index fournit, dans la mesure du possible, des points d’accès multiples pour les concepts inclus, y compris des doubles entrées.
  • Les points d’accès subordonnés sont introduits de manière appropriée pour :
    1. clarifier les point d’accès principaux lorsque ceci est nécessaire
    2. diviser les localisateurs en groupes faciles à gérer et à comprendre
    3. clarifier les relations entre les concepts.
  • La présence de chaînes de localisateurs indifférenciés est justifiée uniquement s’il n’existe aucune façon de différencier ces localisateurs de manière efficace.
  • L’usage de divers niveaux de points d’accès subordonnés est approprié à la complexité et à la nature du contenu.
  • La structure des renvois est bien développée et convient au contenu (voir la partie concernant les renvois, ci-dessous).
  • Les notes d’introduction sont ajoutées pour expliquer clairement toute particularité, telle qu’une abréviation spécifique à l’index ou toute déviation aux normes adoptées dans le domaine de l’indexation.
  • Les prépositions sont utilisées pour clarifier le texte seulement si cela est essentiel.
  • Les changements de police et l’utilisation de symboles sont appropriés à la complexité du texte et aux besoins de l’utilisateur.
  • La mise en page et le style permettent de parcourir l’index et de le comprendre rapidement; la mise en page reflète une attention au détail (espaces, titres courants, annotations Suite, etc.).

 Vocabulaire

  • Les points d’accès principaux et subordonnés sont clairement formulés.
  • Les termes (points d’accès principaux et subordonnés) sont appropriés à la discipline et à l’audience attendue.
  • Le vocabulaire de l’auteur est intégré.
  • L’indexeur anticipe et intègre le vocabulaire de l’utilisateur.
  • Un vocabulaire associé est intégré lorsque ceci est approprié.
  • Le vocabulaire de l’indexeur est neutre et respectueux du contenu.

Renvois

  • Les renvois sont adéquats et utiles.
  • Les renvois Voir aussi envoient les lecteurs vers le contenu connexe approprié.
  • Il y a suffisamment de renvois Voir aussi pour clairement organiser le contenu.
  • L’indexeur n’utilise pas de renvois pour renvoyer l’utilisateur à des points d’accès d’une ou deux lignes seulement; dans ce cas, les doubles entrées sont préférables.
  • Les termes rejetés (renvois Voir) sont clairs, efficaces et suffisants.

Précision

  • L’orthographe est correcte tout au long de l’index.
  • Les séquences de pages et références sont indiquées dans l’ordre.
  • Le classement par ordre alphabétique des points d’accès principaux et subordonnés et des renvois est correct et cohérent au sein de l’index, quel que soit le système choisi.
  • La ponctuation est correcte et cohérente.
  • Les formes des noms sont correctes et cohérentes.
  • Les termes sont formulés correctement et de manière cohérente.
  • Il n’y a ni renvois circulaires, ni renvois sans point d’arrivée.
  • Les doubles entrées ont les mêmes références de localisateurs aux deux points d’accès.

Tamarack Award

The Tamarack Award was instituted in 2004 by Ruth Pincoe, then President, to recognize members who go “above and beyond the call of duty” in their volunteer work for the Society. It is awarded annually and is the subjective decision of the President or Co-presidents. It is called the Tamarack because the physical acknowledgment of the award is a small version of a tamarack-twig decoy created by the Cree people of the James Bay area.

Recipients: (2004) Beth Macfie; (2005) Noeline Bridge; (2006) Cheryl Lemmens; (2007) Jane Maguire; (2008) Ruth Pincoe; (2009) Gillian Watts; (2010) Jennifer Hedges; (2011) Heather Ebbs; (2012) Vivien Cartmell; (2013) François Trahan; (2014) Moira Calder; (2015) Christine Jacobs; (2016) Mary Newberry.

Le prix Tamarack

Le prix Tamarack a été créé en 2004 par Ruth Pincoe, alors présidente, en vue de récompenser les membres qui vont « au-delà des attentes exigées par leur fonction » dans leur travail bénévole pour la Société. Il est attribué annuellement et les lauréats sont choisis par la présidente ou les co-présidentes. Le prix se présente sous la forme d’une œuvre en branches de mélèze tressées, d’où le nom de Tamarack (mélèze). Il s’agit d’une version miniature d’un appelant créé par le peuple Cri de la région de la Baie-James.

Lauréats : (2004) Beth Macfie; (2005) Noeline Bridge; (2006) Cheryl Lemmens; (2007) Jane Maguire; (2008) Ruth Pincoe; (2009) Gillian Watts; (2010) Jennifer Hedges; (2011) Heather Ebbs; (2012) Vivien Cartmell; (2013) François Trahan; (2014) Moira Calder; (2015) Christine Jacobs; (2016) Mary Newberry.